Heb je een tijdje geleden het artikel in NRC gelezen over hosselen? Het gaat over ondernemers – ZZP’ers – die allemaal verschillende klussen doen, om op die manier hun inkomen bij elkaar te scharrelen. Ik voel mezelf ook wel eens een hosselaar (ik schrijf voor dit blog, maar doe er nog het nodige naast) en kom ook geregeld hosselaars tegen. Ik vind alleen ‘inkomen bij elkaar scharrelen’ een beetje treurig klinken. Ik zou eerder zeggen dat hosselen een soort serie-ondernemen is, waarbij je als ondernemer niet hoeft te kiezen voor een specifieke tak van sport. Zo kwam ik laatst Simone Hoogma tegen. Ze is EFT coach (Emotional Freedom Technique) ze runt een bedrijfje om huizen en modelwoningen in te richten EN ze houdt zich bezig met het opstellen van algemene voorwaarden voor kleine ondernemers. En dat was nou juist een onderwerp waarover ik al heel lang iets wilde schrijven!
Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden, een must-have voor elke ondernemer? Wat doen eigenlijk de ‘kleine lettertjes’? Algemene voorwaarden zijn bepalingen met betrekking tot algemene zaken die bedoeld zijn om in de overeenkomst op te nemen. Ze worden schriftelijk vastgelegd. Je gebruikt algemene voorwaarden zowel bij business tot business overeenkomsten als bij levering aan consumenten. Wist je trouwens dat je NIET verplicht bent om algemene voorwaarden te hebben? Maar het is wel verstandig…
Eenvoud
Simone legde me het heel duidelijk uit; elke keer als je een contract aangaat, kan je natuurlijk in dat contract een enorme opsomming maken van uitsluitingen, aansprakelijkheid, afspraken, betalingsvoorwaarden, garanties en klachtenprocedures. Je kunt het ook anders en een stuk eenvoudiger doen. Een klein contract – ook wel het kernbeding – met de dienst en de prijs en eventuele specifieke bepalingen PLUS je algemene voorwaarden, waarin je de rechten en plichten van jou en je klant vastlegt. Deze algemene voorwaarden moeten dan wel aan je klant kenbaar gemaakt worden. Alleen op je website zetten is niet voldoende. Stuur ze bijvoorbeeld mee met het contract.
Must-have
Algemene voorwaarden zijn dus echt wel een must-have. Ze verkleinen jouw ondernemersrisico. Zo kan je je aansprakelijkheid beperken door middel van je algemene voorwaarden. (Overdrijf hier niet in, want dan kan de rechter je algemene voorwaarden vernietigen) Ook kan je betalingstermijnen en –voorwaarden vastleggen. Zo heb je een poot om op te staan wanneer betaling uitblijft. Algemene voorwaarden bieden, net als ieder contact, houvast voor beide partijen in verschillende scenario’s: Wat doen we als dat en dat zich voordoet?
Denk bijvoorbeeld aan garantie. Dit geldt voor levering van goederen, maar kan natuurlijk ook ingezet worden wanneer je bijvoorbeeld cursussen organiseert en je onverhoopt verhinderd bent. Je hebt dan als het goed is, in je algemene voorwaarden opgenomen hoe je hiermee omgaat; vervalt de lesdag of mag ‘ie worden ingehaald?
Opstellen
Hoe stel je nu algemene voorwaarden op? ‘Copy-pasten’ van een ‘concullega’? Dat is natuurlijk weinig chique. Ik heb wel eens een exemplaar gezien waar zelfs de naam van de concurrent niet was vervangen. Dat kan een serieuze schending van auteursrechten opleveren. Een andere mogelijkheid is het gebruiken van standaard voorwaarden van jouw branchevereniging. Een goede optie, maar misschien wat te algemeen. Je zou alle scenario’s moeten langslopen die gelden voor jouw bedrijf – waar kan het allemaal misgaan? En hoe ga je daar vervolgens mee om. Vaak is het moeilijk om als ondernemer op zo’n manier over je bedrijf na te denken. Dan is het handig om hulp in te roepen van iemand als Simone die er met een juridische pet op naar kijkt en je wijst op de mogelijke gevaren en de oplossingen die hiervoor voorhanden zijn.
Deponeren?
De Kamer van Koophandel schrijft er het volgende over: “Uw algemene voorwaarden kunt u deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de Rechtbank. Dat is geen verplichting, maar kan wel handig zijn. Op deze manier zijn ze opvraagbaar, hebben ze een sterkere bewijsfunctie en het komt professioneel over. “
Het kost echter ook weer wat. Zo ben je €123 kwijt voor het deponeren van je voorwaarden bij de Rechtbank. Deponeren bij de KvK kost 18 euro per algemene voorwaarden per kalenderjaar. (maar let op, een vertaling kost bijvoorbeeld ook weer €18,-)
Ik zou zeggen – laat je eerst adviseren voordat je overgaat tot deponeren.
Tip
Nog een tip van Simone: lees je voorwaarden een keer per jaar even door. Ben je het afgelopen jaar tegen iets aangelopen dat je had kunnen voorkomen door een duidelijke omschrijving van dat scenario in je algemene voorwaarden? Is alles nog ‘in sync’ met je huidige bedrijfsvoering of moet je her en der iets aanpassen?
Tip voor hosselaars
Als hosselaar met uiteenlopende werkzaamheden is het verstandig om per ‘tak van sport’ algemene voorwaarden te hanteren.
Vivian Vertelt is een initiatief van administratiekantoor Buro Freecon gevestigd in Capelle aan den IJssel en Rotterdam. Meer info? www.administratiekantoorregiorotterdam.nl
Het bericht Over hosselen en algemene voorwaarden verscheen eerst op Vivian Vertelt.
Source: freecon