VA? Ja, een vie ee, of een vee aa, een virtueel assistent. Een assistent die je kunt inhuren – alleen als het nodig is. Voor klussen waar jij als zelfstandige niet aan toekomt, waar je niet goed in bent, wat je niet leuk vindt, werk dat je –bewust of onbewust – telkens voor je uitschuift.
Ik sprak uitgebreid met virtueel assistent Jolanda de Kok, een ‘office manager met passie’. En dat blijkt overduidelijk tijdens het gesprek; het enthousiasme spat er vanaf. Van het opstellen van contracten en het personeelsmanagement voor een kleine organisatie tot het bijhouden van de e-mailbox. Soms bij klanten op kantoor, maar meestal van een afstand. Want dat kan natuurlijk allemaal tegenwoordig. Je kunt een VA gewoon toegang verlenen tot jouw mailbox, en dan kan hij of zij op afstand jouw mail organiseren. Of facturen versturen, offerte-aanvragen behandelen, offertes verzenden en daar weer follow-up aan geven.
De kracht van de Virtueel Assistent
Voor een klant die media trainingen geeft, organiseert deze virtueel assistent zelfs de trainingsdagen; van de planning en de uitnodigingen tot de cameraman aan toe. Allemaal zaken waar de opdrachtgeefster geen tijd aan kan of wil besteden. De kracht van de VA; deze doet juist de dingen waar hij of zij goed in is en krijgt deze acties dus meestal ook vliegensvlug voor elkaar.
Echte win-win situatie
Hoe meer ik er over nadenk, hoe enthousiaster ik er over wordt! Juist dat wat jij als ZZP’er niet leuk vindt, waar je niet goed in bent, waar geen zin in hebt… er is altijd iemand te vinden die juist dat onderdeel van het ondernemerschap wel leuk vindt en goed kan en dus met plezier voor je kan doen. En er zijn VA’s voor alles!
Zo zijn er ook VA’s die zich volledig toeleggen op het bijhouden van de boekhouding, op – onderdelen van – communicatie (denk aan bloggen, social media bijhouden, maar ook het opstellen van een marketing-communicatieplan), cold calling, het plannen van reizen voor zakelijke klanten en ga zo maar door. Allemaal taken die op afstand uitvoerbaar zijn en vaak flexibel uitgevoerd kunnen worden.
Kosten
Natuurlijk kost een VA ook geld. Als het goed is levert het je ook iets op. Stel dat een VA ervoor zorgt dat jij jezelf per maand 5 uur meer kunt verhuren, omdat je geen administratie hoeft te doen. Of dat een VA voor jou presentaties kan maken voor €50,- per uur, terwijl je zelf een hoger uurtarief rekent. Wederom een win-win situatie lijkt me!
Samenwerking
Als je overweegt samen te gaan werken met een VA zijn er wel wat zaken waar je vooraf over na moet denken. Om te beginnen: hoe beter je de taken omschrijft, des te beter en sneller de output. Begin misschien met een kleine taak en breidt dit verder uit. Ten tweede: Weet wat je wel en niet door de VA wilt laten doen: hoe ga je om met toegang tot je mailbox, je Facebook-account et cetera. Niet onverstandig om dit in een contractje vast te leggen! Een laatste tip lijkt een open deur, maar toch; houd contact met elkaar. Juist omdat de VA vaak op afstand voor je werkt. Even (op een vast tijdstip) met elkaar bellen of facetimen bevordert de werkrelatie enorm.
En nu op zoek
Heb jij wel wat taken die je liever door een ander laat uitvoeren? Zoals ik hierboven al schreef; er is vast een VA die het voor je wil en kan doen. Vraag eens binnen je netwerk, zet LinkedIn in, je zult versteld staan van het aantal reacties. Er beginnen ook online databases te ontstaan die vraag en aanbod bij elkaar brengen, ik vond bijvoorbeeld een overzicht van VA profielen via Academie Virtueel Assistent
Weet je meer databases, zou je die dan via een comment willen toevoegen? Wie weet heeft iemand er wat aan!
Vivian Vertelt is een initiatief van administratiekantoor Buro Freecon gevestigd in Capelle aan den IJssel en Rotterdam. Meer info? www.administratiekantoorregiorotterdam.nl
Het bericht Virtueel assistent voor de ZZP verscheen eerst op Vivian Vertelt.
Source: freecon